Не жалейте времени на поиски и отбор

Привлеките к процессу сотрудников, которым предстоит работать со специалистами агентства, распределите нагрузку среди них. Вам нужно будет определить правила взаимодействия с агентством, выстроить систему. При этом текущие задачи не должны встать, а на сотрудников не должно свалиться в два раза больше новых обязанностей.

Выбирайте кого-то «своего размера»

Крупным корпорациям не всегда целесообразно привлекать на проекты совсем маленькие агентства — их финансовые и репутационные риски значительно ниже, чем у большого бренда. Точно так же именитое агентство с международными заказчиками может не уделить достаточно внимания малоизвестному бренду и его небольшому проекту. Тогда как агентство такого же уровня подойдет к заказу со всей ответственностью.

Сомневаетесь — сравнивайте. Заключите договор с двумя разными агентствами и на основе выполненных задач выберите одно — лучшее.

Ищите профессионалов в своей отрасли

Игроки рынка, у которых есть кейсы в вашей сфере, предложат более интересные и эффективные решения, так как понимают специфику. Конечно, можно пробовать и агентства без опыта в нужной отрасли, но тогда и стоимость услуг должна быть ниже, чем у профи — ведь появляются риски.

Привлекайте агентство на старте проекта

Вашим сотрудникам не придется тратить время на какие-либо «неопытные начинания», а агентство не будет потом переделывать их. Например, подготовить html-верстку письма или лендинга проще с нуля, нежели внося дополнения и правки в «чужой» исходник. Так вы сразу получите качественный продукт.

Обсудите конкретно ваши проблемы

Во время беседы с потенциальными партнерами сразу объясните суть проблемы и ваши ожидания, дайте больше вводных по проекту/задаче. Чем лучше агентство поймет задачи, тем более выигрышные решения оно сможет предложить. В итоге на выходе вы получите желаемый результат.

Агентство использует устаревшие механики, «решения из учебников» и проверенные сотню раз способы вместо того, чтобы изучить конкретные задачи и проблемы компании-заказчика, найти нестандартные подходы и предложить индивидуальный план коммуникаций.

Когда агентство использует влиятельное «подставное» лицо для продажи услуг, обещает заведомо ложные условия работы, а затем передает задачи неопытным сотрудникам без должного контроля.

Порой происходит так: на пресейле говорят о команде из аккаунт-менеджера, двух джуниор-менеджеров и команды продакшена, а на деле работу выполняет один джун и дизайнер, который еще и пишет тексты.

Другая крайность: агентство скрывает, что услуги оказываются не напрямую, а через посредников (таким образом, стоимость услуг существенно завышается).

Агентство берет на себя избыточные обязательства, так как не хочет отказываться от любой работы. Перегруз специалистов ведет к неэффективности и слабым результатам. Чтобы этого избежать, стоит убедиться в том, что у подрядчика есть необходимые ресурсы для выполнения новой работы, и отлаженные и запущенные процессы не нарушаются.

Коммерческое предложение или план агентства переполнен «лишней» работой по проекту — вовсе ненужной или той, которую могли бы эффективнее и с меньшими затратами выполнять сотрудники компании инхаус.

Плохо, если агентство использует имена клиентов и совместных кейсов без их разрешения.

Ставить четкое и понятное ТЗ для агентства сразу. Если клиент некорректно формулирует задачу в самом начале, не дает достаточно вводных, это приводит к сорванным дедлайнам и переделками с нуля в последний момент.

Не менять мнение или решение внезапно на основе случайной и необоснованной критики со стороны коллег или руководства (уже в процессе работы над проектом).

Как это выглядит: «Директор другого подразделения видел наши макеты и сказал, что желтый цвет несерьезно использовать на главных баннерах. Давайте перепишем гайд и во все письма начнем ставить красный. С сегодняшнего дня».

Давать обратную связь по работе агентства. Если клиент скрывает аналитические показатели, которые позволяют делать объективные выводы по итогам работы, агентство не сможет нормально исправлять свои ошибки.

Не вмешиваться в специализированные процессы без определенных компетенций. Предложения и замечания по вопросам, которые находятся вне экспертизы специалиста компании, только тормозят работу.

Не приписывать успех только себе, а вину — только подрядчику. Не удалось достигнуть цели или произошел факап? Лучше разобрать ситуацию вместе, а не обвинять агентство во всех грехах. Если же все получилось великолепно, стоит похвалить всех.