Эффективная команда – один из важнейших факторов успешного бизнеса. В создании и управлении командой есть множество нюансов – от подбора и мотивации до правил коммуникации и трансляции ценностей. И одна из самых важных задач в формировании качественной команды – онбординг, т.е. адаптация нового сотрудника. О том, как правильно выстроить онбординг для новичка, рассказала HR-партнёр WIM.Agency Ольга Цимбал.

Что такое онбординг и зачем он нужен

Onboarding (или погружение) – это процесс адаптации. Этот термин используют в двух случаях – при знакомстве пользователя с продуктом и при найме нового сотрудника.

В HR слово «онбординг» тоже употребляется в разных ситуациях. С одной стороны, им обозначают сам процесс погружения новичка в работу, с другой – документ, где собрана вся необходимая информация, чтобы процесс шел плавно и спокойно. 

Согласно опросу TalentTech, 22% респондентов первое время не могли понять свои цели и задачи на новом месте. Также многие участники отметили, что им не объяснили иерархию и к кому обращаться за помощью в сложных ситуациях. Все эти трудности приводят к тому, что во время испытательного срока увольняются 24% сотрудников. 

Текучка кадров приводит к лишним тратам как времени, так и денег. Онбординг же помогает сформировать у нового сотрудника положительное впечатление о компании, понять её цели и ценности, быстрее адаптироваться. И, как следствие, растут шансы, что он останется в компании надолго. 

Онбординг нужен любой компании: неважно, сидят сотрудники в офисе или работают удалённо. Но последним он даже важнее – в одиночку сложнее погрузиться в рабочие процессы и понять, как всё устроено. 

Как нужно «погружать» сотрудника в компанию

Первые рабочие дни даются новичку довольно тяжело с эмоциональной точки зрения: новый коллектив, другие правила. Чтобы новому сотруднику было проще влиться в команду, окажите ему тёплый прием. Представьте нового коллегу офлайн или в корпоративных чатах, расскажите ему о структуре компании, о том, кто за что отвечает и куда нужно обращаться в случае каких-либо затруднений. 

Прекрасно, если в компании есть сформулированная корпоративная культура. Если нет – коротко расскажите сотруднику о правилах коммуникации, принятых в коллективе: обращение на «ты» или на «вы», общение дружеское или более формальное, что допустимо, а чего лучше избегать. 

Прозрачные рабочие процессы значительно облегчат процесс адаптации. Важно, чтобы новый сотрудник чётко видел свой путь от welcome-встречи до окончания испытательного срока. Обозначьте основные этапы онбординга: что нужно узнать в первую неделю, чему научиться за первый месяц, какими навыками владеть к концу испытательного срока. По окончании каждого этапа важно дать обратную связь, чтобы коллега увидел свои ошибки и сразу их скорректировал. 

Онбординг в WIM.Agency

Первое время в нашем агентстве не было единой системы онбординга: каждый руководитель отдела курировал погружение новичка сам. При этом всё находилось в разных местах, информация терялась, а новые сотрудники постоянно отвлекали менеджеров по мелким вопросам. 

Тогда мы решили собрать всю информацию в одном месте: составили онбординги для всех должностей и памятки, которые могут помочь в работе, и добавили всё в Notion. 

Заглянем в онбординг для проджектов. Внутри есть вся информация, которая пригодится в работе: 

• структура и миссия агентства;
• контакты для решения рабочих и административных вопросов;
• инструкции к сервисам;
• советы по организации рабочего пространства;
• шаблоны важных сообщений и ТЗ;
• полезные материалы;
• план развития и перспективы роста. 

Адаптация длится в среднем от 2 до 12 недель, в зависимости от должности. Этапы онбординга тоже у всех разные. Если говорить на примере проджектов, то процесс погружения в работу агентства выглядит так.

• Вводная встреча с руководителем подразделения, знакомство с историей компании, её миссией и ценностями. 
• Изучение рабочих сервисов и инструментов. Для постановки задач и фиксирования рабочего времени мы используем Planfix, поэтому ему посвящен отдельный раздел онбординга. Кстати, время, потраченное на изучение вводных материалов, тоже фиксируется и оплачивается. 
• Изучение инструкций, шаблонов, редполитики и принципов, которых мы придерживаемся в работе.
• Знакомство с командой и тонкостями работы дизайнеров, верстальщиков и кампейн-менеджеров. 

• Прокачка менеджерских навыков.
• Изучение методик тайм-менеджмента и управления командой.
• Знакомство с индивидуальным планом развития.

• Работа с отчётами: ежедневными и ежемесячными.
• Управление форс-мажорами, работа над ошибками. 

• Отработка навыков переговоров и проведения встреч с клиентами.
• Экспертная оценка задач и поиск подходящих решений.
• Работа с бюджетом проекта, расчёт стоимости услуг.

• Подготовка презентации с рассказом о полученных навыках и достигнутых результатах.
• Завершение испытательного срока, обсуждение перспектив роста. 

«Последствия» онбординга

Организованный онбординг облегчает жизнь не только новому члену команды, но и самой команде. Когда процесс адаптации налажен, можно быть уверенным, что после прохождения испытательного срока коллега вооружён всеми знаниями и навыками для эффективной работы. 

Вложения в онбординг быстро окупятся: он помогает вырастить мотивированного и вовлечённого сотрудника, который в будущем будет двигать компанию вперед. Кроме того, грамотно выстроенный процесс адаптации на 69% увеличивает шансы, что сотрудник не уволится в ближайшие три года. 

На российском рынке труда многие до сих пор недооценивают важность онбординга. Внедрив его в свои процессы, вы усилите HR-бренд и сможете собрать сильную команду.