Продолжаем давать вредные советы, как переписываться с коллегами, клиентами и партнерами. На этот раз говорим о мессенджерах.

Привет, меня зовут Евгений Кузнецов. Я сооснователь WIM.Agency, мы занимаемся CRM-маркетингом и не только. В прошлой статье мы обсуждали тонкости общения по электронной почте, но так как деловая переписка давным давно зашла на территорию мессенджеров, вторая часть посвящена быстрым сообщениям в Telegram или WhatsApp.

Принято считать, что мессенджер — все-таки личное пространство, и каждый может писать своим друзьям и родственникам так, как хочет. Кому-то нравится отвечать стикерами на любой вопрос, а кто-то общается исключительно голосовыми. Но здесь речь пойдет не о чатах с родными и близкими, а о переписке по рабочим вопросам.

Итак, что точно разозлит собеседника? Держите 8 вредных привычек, от которых стоит избавиться (или не стоит?)

1. Писать в мессенджер не спрашивая

Кажется, в предыдущем абзаце мы сказали, что мессенджер — это личное пространство… Ну да ладно, зато там отвечают гораздо быстрее и точно не пропустят ваше важное предложение или горящий вопрос.

Если серьезно, то без предупреждения врываться в чей-то мессенджер — не очень вежливо. Возможно, человек вообще не использует конкретно этот сервис для решения рабочих вопросов.

Как поступить: сначала связаться в почте и уточнить, удобно ли будет переписываться в мессенджере и в каком именно.

2. Написать «Привет» и ждать ответа

Без комментариев. Это просто глупо и очень раздражает.

Как поступить: сразу формулировать просьбу или вопрос. Коротко и понятно, в одном сообщении, которое начинается с приветствия.

3. Постоянно слать эмодзи и стикеры

Почему бы не отправить клиенту в ответ на его комментарий, что ему не понравился макет, что-нибудь вроде…

Классно… Но не клиенту. Нормально слать веселые картинки котиков коллегам, но партнерам и клиентам — уместно далеко не всегда. Все зависит от статусов собеседников и от общего стиля общения.

Как поступить: адекватно оценивайте уместность ситуации. Если вы только начали переписываться с человеком, но тон коммуникации быстро переходит в дружеский — с радостью хвастайтесь новым стикерпаком. В других случаях можно обойтись без этого.

4. Слать аудиосообщения без предупреждения

Быстро и удобно, можно записать ТЗ на бегу с успокаивающим шумом метро на фоне.

Мир поделился на два лагеря — первые уже забыли, как печатать, а вторые принципиально не хотят слушать голосовые. Так можно их отправлять или нет?

Как поступить: заранее уточняйте у собеседника, нравится ли ему такой формат. Если это окей, то не записывайте сообщения в шумных местах и старайтесь записать 1-2 сообщения по паре минут каждое. Никто не будет слушать одно сообщение на 10 минут, еще больше выводят из себя 10 сообщений подряд по 10-15 секунд.

5. Разбивать предложение на 10 коротких сообщений

У нас.
Только.
Один.
Вопрос.
Зачем.
Так.
Делать.
Это же.
Неудобно.

Как поступить: сформулируйте свою мысль в 2-3 предложениях, напишите и отправьте человеку. Только и всего.

6. Не следить за автозаменой

Старый добрый T9 может стать виновником неловкой ситуации. Например, такой:

Хорошо, если человек не обидится, а просто посмеется. Но бывает всякое.

Как поступить: доверяйте, но проверяйте. Даже искусственный интеллект ошибается, что говорить про T9.

7. Писать человеку несколько раз, если он не ответил в течение 10 минут

Хочется назвать нехорошими словами тех, кто делает так:

Как поступить: не пишите собеседнику каждые 5 минут. В мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. В нерабочее время особенно.

8. Не отмечать человека в общем чате, если ему адресован вопрос

Бывает, что в рабочем чате 10 участников, кто-то переписывается и решает свои задачи, другие не понимают, что происходит… Потом вы задаете вопрос одному из сотрудников по другой теме и ждете его ответ. Можно прождать час, два дня или неделю, если вы не тегнули конкретного человека в сообщении с вопросом.

Многие отключают уведомления в групповых чатах и правильно делают, иначе можно сойти с ума от уведомлений, которые не относятся непосредственно к человеку и только отвлекают от текущей работы.

Как поступить: обязательно отмечать коллегу, которому адресован вопрос.

Когда лучше позвонить

Сначала держите старый мем:

Смешно, но не про бизнес-отношения, правда? Когда вопрос сложно решить в переписке, звонить нужно.

Когда звонить?

 — Когда хочется написать письмо с темой СРОЧНО, ASAP !!!
 — Видите, что в переписке назревает недопонимание или путаница.
 — Несколько дней нет ответа на письмо (но вы уверены, что человек не в отпуске).
 — Если речь идет об отмене встречи, запланированной на текущий день.

После того как созвонились, зафиксируйте все договоренности в почте или другом удобном месте.

Что послушать

Подкаст «Извини, что голосовым»

Комьюнити-подкаст о современном этикете — что такое уважительная коммуникация, как отстаивать личные границы в диджитале, что происходит в Телеграме и Фейсбуке. Выпуски длятся не более 30 минут и не грузят.

Послушать

Желаем всем продуктивного, не раздражающего общения.