Недавно в нашем агентстве прошёл конкурс идей по автоматизации рутины «Оптимизируй и побеждай». Сотрудники представили AI-решения, которые помогли сократить время, сэкономить человеческий ресурс и повысить качество процессов на действующих проектах.

В финал вышли Ксения Ерастова, Senior Project Manager, с кейсом про внедрение GPT-агента-копирайтера и Артём Снежко, Project Manager: он применил нейросети для HTML-вёрстки писем. Абсолютными победителями стали Диана Мерзлякова, Senior Project Manager, и Екатерина Ансон, Project Coordinator. Их решение помогло не просто что-то улучшить, а полностью уничтожить одну из самых нудных регулярных задач.

В статье менеджеры рассказывают, как они автоматизировали выгрузку аналитики рассылок и сэкономили команде 30+ рабочих часов в месяц. Спойлер: без единой строчки кода (ну, почти).

Проблема: ручной труд, который все ненавидят

Один из наших клиентов — крупная фармацевтическая компания с глубоко сегментированной аудиторией. Ежемесячно мы готовим свыше 30 рассылок и по каждой вручную выгружаем статистику через 3 дня после отправки. Работаем со сложной системой Salesforce Marketing Cloud: мало кто про неё слышал, но знающие люди впадают в безумие при упоминании этой машины.

Сбор аналитики для WhatsApp-рассылок особенно долгий: каждый раз приходится прописывать скрипт, чтобы выгружать клики, открытия и ошибки. С email дело идёт чуть быстрее, но суть не меняется — это всё равно бесполезная трата ресурсов. После получения данных мы вручную переносим их в Google Docs, подставляя значения в шаблон.

Сам процесс достаточно трудоёмкий: на один отчёт уходит целый час. Также есть риск допустить ошибки из-за человеческого фактора. Кроме того, campaign-специалисты часто перегружены более приоритетными задачами, из-за чего сроки срываются. Это чревато задержками аналитики для заказчика. Только представьте боль менеджера: клиент ждёт данные, команда в аврале, а вы лихорадочно ищете, где же закралась опечатка в огромной таблице.

Мы мечтали о том, чтобы статистика выгружалась сама — сразу в Google Docs в нужном формате ровно через 3 дня после отправки. Чтобы менеджеры не тратили силы на лишние напоминания, а кампейны — на механические монотонные задачи. Чтобы аналитика сама магическим образом собиралась в таблицу, а мы направляли освободившиеся ресурсы на стратегические цели.

Рецепт избавления: Salesforce Automation + n8n + Google Apps Script

С целью оптимизации процесса мы воспользовались встроенными возможностями Salesforce Automation: система автоматически формирует выгрузку статистики через 3 дня после отправки рассылки. Для этого мы подключили SQL-запросы с фильтрацией по дате и настроили экспорт на SFTP.

Дальше в цепочку включается n8n — платформа с открытым исходным кодом для автоматизации задач. Она позволяет «связывать» между собой разные сервисы и системы, чтобы они обменивались данными без участия человека. Мы давно оплатили лицензию на n8n, чтобы выгружать аналитику, и сейчас этот инструмент оказался как раз кстати.

Алгоритм действий выглядит так:

• Платформа автоматически подключается к SFTP и скачивает нужные файлы
• Разбирает содержимое и раскладывает по заранее указанной структуре
• Сохраняет итоговые данные в удобные папки на Google Drive

После этого запускается Google Apps Script: он берёт информацию с диска и по шаблону формирует готовые отчёты в Google Docs. Теперь проджекты не должны каждый раз напоминать кампейнам о выгрузке и собирать статистику вручную — она появляется автоматически и всегда в срок.

Результаты: 30+ часов и счастливые менеджеры

В итоге мы нашли решение, которое собирает статистику за нас ровно через 3 дня. Это серьёзный результат, потому что нам удалось исключить сразу 3 фактора: большое количество выгрузок, долгий процесс и сложную систему. Благодаря AI мы смогли значительно оптимизировать ресурсы. На внедрение нам понадобилось 13 часов, а окупилось оно за 2 недели.

Даже если на вашем проекте выгрузка занимает 5–10 минут и вам достаточно нажать на кнопку «Скачать», советуем оптимизировать этот процесс. Зачем самостоятельно делать то, что можно автоматизировать?

Было: 1 час на составление отчёта, 30+ человеко-часов в месяц, стресс, ошибки.

Стало: 0 часов на составление отчёта — система работает автономно, а менеджер тратит время только на проверку и добавление нескольких комментариев. Высвободившиеся ресурсы идут на стратегию и креатив.

Почему это решение — не просто костыль, а продуманная система

— Данные выгружаются и попадают в отчёт без ручного вмешательства, что исключает человеческий фактор

— Roadmap адаптируется под любые типы рассылок (мессенджеры, email, SMS) и интегрируется с другими системами, не только Salesforce

— Проджекты могут оперативно получать и передавать статистику клиенту в срок, не завися от загруженности коллег, а кампейны — сосредоточиться на стратегических задачах

— Инструмент n8n не требует знаний в разработке, поэтому менеджеры могут самостоятельно настроить его для сложных интеграций

— Автоматизация формирования отчётов происходит на уровне бизнес-логики, а не ограничивается сбором данных

Что дальше? Масштабируем успех на другие проекты

Этот кейс помог нам открыть новые возможности работы с Salesforce. Важно отметить, что сама по себе Salesforce Marketing Cloud (SFMC) — система непростая: многие процессы в ней формирует и настраивает сам клиент, поэтому у нас есть ряд ограничений, которые усложняют внедрение автоматизаций.

Тем не менее нам удалось обойти эти рамки и выстроить удобный алгоритм. Теперь мы можем демонстрировать экспертизу перед заказчиками и предлагать работающие схемы, даже учитывая специфику SFMC.

Решение легко масштабируется как на регулярные отчёты внутри команды, так и на другие проекты — благодаря готовым шаблонам. Плюс мы получили практический опыт работы с n8n и теперь можем «шаманить» над связками между разными системами, адаптируясь под требования клиента.