Во многом успех проекта зависит именно от того, кто и как будет им управлять. Грамотная работа менеджера влияет на количество клиентов и прибыль. Ренат Лихачёв, менеджер проектов WIM.Agency, протестировал несколько подходов. Рекомендации будут полезны проджектам, которые ведут маркетинговые проекты на стороне агентств, а также маркетологам, которые запускают рекламные кампании на стороне рекламодателей.

Профессия менеджера проектов стала одной из наиболее востребованных и высокооплачиваемых в маркетинге. В феврале 2024 года средняя зарплата проджекта, по данным «Авито Работы», выросла сильнее всего среди офисных специалистов — на 31% — и составила 70 611 рублей.

На рынке появилось множество подходов к управлению проектами. Об Agile и Scrum, кажется, говорят из каждого утюга. Но как в действительности проджекту выстроить рабочий процесс?

Грамотно спланировать свои задачи, достичь взаимопонимания с клиентом и реализовать успешный кейс — рассказываю, как это сделать. Рабочие процессы я распределяю по трём направлениям: самоорганизация, партнёрство и команда. Подробнее о каждом из них — в статье.

Самоорганизация: сортировка задач и другие лайфхаки

Я советую создать единый дашборд, чтобы регулировать загрузку, контролировать дедлайны и снизить стресс. Вы сможете отслеживать количество активных задач, за пару секунд оценивать объём и планировать дальнейшую работу.

В WIM.Agency мы используем «ПланФикс», систему управления проектами. Там мы регулируем время, ставим задачи и сохраняем результаты в виде ссылок и файлов. В сервисе есть встроенные таблицы, но дашборды намного информативнее.

Параллельно я работаю на двух крупных проектах в сфере ритейла и e-commerce, поэтому мне было важно отсортировать все свои задачи. В «ПланФиксе» нет нативных решений для реализации этой задумки, и я нашёл необычный выход.

Я использую сортировку по эмодзи: задачи на первом проекте я отмечаю одним символом, а на втором — другим. Это помогает создать информативный дашборд, взглянув на который можно быстро понять количество активных процессов. Несмотря на ограничения в функционале систем управления проектами, всегда есть способ удобно организовать свои задачи и сэкономить время в будущем. 

Также необходимо навести порядок в своём рабочем пространстве. Отсортируйте все закладки в браузере по папкам, разбив на темы. Так вы не потеряете важные ссылки и сможете открыть любую страницу в два клика. Для удобства создайте папку «Разное» или «Мусорка», куда будете добавлять рандомные вкладки, — это поможет поддерживать порядок в остальных категориях.  

Не забывайте удалять ненужные письма из почты, а также отключать лишние уведомления. Постоянные оповещения отвлекают от задач и смещают фокус внимания. Уделите этому 15 минут и оптимизируйте настройки в почте, CRM-системе и мессенджерах. И установите последние версии приложений, чтобы ускорить их производительность. Советую отключить функцию получения обновлений бета-тестов — это только снизит стабильность работы гаджета.

Также в самоорганизации мне помогают хелперы — простые инструменты для хранения и структурирования информации. Например, для задач на одном из проектов я использую Google-документ. В него я закинул всякие мелочи, которые постоянно требуются в процессе работы, — не приходится искать их по чатам и в Notion.

В Google Docs я храню ссылки на таблицу с A/B-тестированием (с этого начинается работа с любым письмом) и файл с доступами в Mindbox (он требуется в 90% задач) — это такая кампания-песочница, которую оставляет клиент, где мы можем что-то потестить. В этом же документе лежит дизайн-система, без которой невозможна проверка макетов, и ссылки на часто встречающиеся блоки в письмах. 

Ещё один важный элемент самоорганизации — консолидация процессов. Объединяйте все правки, перед тем как передать их продакшн-команде.

Доводите несколько задач одновременно до определённого этапа в процессе работы. Для одного из заказчиков мы писали и отправляли сначала по 200 пушей в месяц, а к концу года число выросло до 400–450. Это примерно 7–15 сообщений в день.

Когда я пришёл на проект, процесс создания каждого пуша был индивидуальным. Мы вели его через все этапы: написание текста, вычитка, согласование, правки, заведение кампании. Приходилось отмечать клиента тегом и ждать проверки 7 раз в день.

В итоге мы перестроили модель и стали работать на каждом этапе сразу над всеми пушами. Так мы сэкономили время и уменьшили процент ошибок, потому что на каждой стадии можно было сконцентрироваться на чём-то одном, а не распылять фокус внимания на разные задачи.

Мы в WIM привыкли отмечать часы, затраченные на выполнение задачи, с помощью встроенного в браузер плагина «ПланФикс». Некоторым сотрудникам сложно отслеживать рабочее время в сервисе из-за большого количества параллельных задач, а старшие менеджеры из-за этого могут допустить ошибки в подготовке отчётов. Если вам неудобно использовать встроенный трекер — просто выписывайте затраченные часы на листок или в заметки, а затем переносите в систему.

Партнёрство: фокус на позитиве и росте

Важно регулярно проводить ретроспективный анализ, чтобы выявлять, на каком этапе процесс замедляется, где вы получили негативную обратную связь, когда сотрудники совершали много ошибок.

Закрывать глаза на негатив — плохая стратегия. Нужно уделять внимание проблемам и не допускать их повторения. Какие-то выводы можно оставить для себя, а другими поделиться с командой.

Фокусироваться только на плохом — тоже путь к провалу. Наверняка, вам приходили и положительные отзывы от клиента. Подчёркивайте успехи в последующих коммуникациях, пусть у заказчика ваша работа ассоциируется с профессионализмом и чётким выполнением задач.

Мы быстро и качественно сверстали письмо — нас похвалили и поблагодарили за работу. Когда в следующий раз тот же менеджер прислал задачу, мы смогли так же успешно её выполнить. В результате возникла положительная ассоциация с командой. А ещё, если помочь новым менеджерам на стороне клиента разобраться в процессах, потом они относятся к тебе более лояльно.

Если вы работаете проджектом в агентстве, учитывайте потребности заказчика. Часто он занят внутренними процессами в компании и не уделяет достаточно внимания проекту. Во время созвонов или в переписке клиент может упомянуть о важном запуске, над которым сейчас идёт активная работа, — необходимо запомнить это и в дальнейшем сослаться в общении. Например, сказать: «Забрали задачу. Знаем, что проект важный, поэтому уделим ему особое внимание». Так мы расположим заказчика к себе, не потратив много времени и сил.  

Мы всегда стараемся подчёркивать, что работаем над общей целью. Общаясь с клиентом, стоит использовать местоимение «мы». Если заказчик забыл о задаче или не передвинул дедлайн, мягко напомните ему об этом. Он оценит заботу и партнёрство в коммуникации.

Конечно, нельзя забывать о человеческом факторе. Обратная связь не всегда рациональна — часто она зависит от настроения клиента. Разбавляйте монотонные коммуникации: вместо шаблонных фраз дайте больше подробностей. Например расскажите, что ждёт человека по ссылке, и какого результата вы хотите добиться.

Люди не боты. Задавайте вопросы, чтобы сэкономить время, уменьшить количество правок и получить позитивный отклик: так и итог работы, и впечатления клиента останутся положительными. Прежде чем задать заказчику вопрос, убедитесь, что вы точно не можете найти ответ самостоятельно.

Команда: важно быть в курсе событий

Любой проект — работа в команде. Как проджект, я должен делиться новостями с коллегами, собирать нужные ссылки и файлы в одном месте для быстрого доступа. Так мне не приходится повторять информацию несколько раз.

В отношениях с клиентом важно сформировать положительное впечатление от команды в целом. Чтобы сделать коммуникацию с заказчиком более слаженной и чёткой, необходимо воспринимать каждую задачу как многосторонний процесс.

Менеджер не знает всех тонкостей копирайтинга, дизайна и вёрстки, поэтому, если мне нужно задать вопрос или ответить клиенту, я обращаюсь за помощью в продакшн. Профильные специалисты быстрее и точнее составят грамотное сообщение. Клиент поймёт, что от него требуется, и убедится в нашем профессионализме. 

***

Итак, в статье перечислены базовые рекомендации по эффективному управлению цифровыми проектами. Если вы сможете выстроить согласованную коммуникацию с клиентом, позаботитесь о комфорте команды и грамотно организуете процессы, то работа будет проходить гладко и приятно. Вы будете получать удовольствие от своей деятельности и эффективно решать поставленные задачи.