8 лет я выстраивал свою идеальную систему работы и теперь готов поделиться лайфхаками, которые помогают мне сохранять продуктивность.

Привет! Меня зовут Миша Тугушев, я работаю проджект-менеджером в агентстве WIM.Agency. В этой статье я расскажу про инструменты (как психологические, так и программные), благодаря которым я все еще не сошел с ума.

Сделай это завтра

Я работаю на удаленке с 2015 года, и вот что я постоянно слышу от своих коллег и друзей:

— «я испытываю чувство вины из-за того, что делаю мало задач за день»;
— «мне вечно приходится работать в режиме аврала»;
— «перед сном я думаю о том, что не успел сделать».

Я и сам проходил через это. В какой-то момент у меня напрочь пропала сила воли и мотивация делать рабочие задачи, я приступал к ним в день дедлайна. Поэтому я начал изучать разные техники управления умом и временем.

Сначала была Випассана, но без поездок в лес на 10 дней, а в домашних условиях. Это техника медитации, которая направлена на наблюдение за собственным телом и помогает улучшить концентрацию. Казалось бы, все просто — нужно просто сосредоточиться на ощущениях в теле, но, к сожалению, я на таких медитациях просто напросто засыпал посреди рабочего дня.

Еще я успел попробовать джедайские техники от Максима Дорофеева, но они помогли скорее потушить рабочие завалы, чем поменять систему. Затем мне попалась книга «Найди Время» Джейка Кнаппа и Джона Зерацки, которая состоит из 87 практических рекомендаций бывших сотрудников Гугла. В этом ее плюс и минус одновременно: там огромное количество вариантов для решения разных задач, но сама философия и подход к решению проблемы мне не подошли. Зато я взял для себя оттуда одно правило — не быть рабом телефона и контролировать его, а не наоборот.

Единственный подход, который органично встроился в мою жизнь, — это принципы Марка Фореста из книги «Сделай это завтра». Если совсем коротко, то базовые рекомендации такие:

1. Запишите все накопившиеся (долги) дела в одном месте: в блокноте, в заметках на телефоне или где вам удобнее. Я обычно использую стандартные приложения на Айфоне, которые синхронизируются с Маком.

2. Составьте список задач, которые нужно сделать сегодня. Несрочные дела и задачи, которые прилетают в течение дня, отложите на завтра.

3. Обязательно группируйте похожие задачи: ответить на почте и в мессенджерах, позвонить, проверить инфу и т.д. Помните, что их нужно сделать завтра целиком.

Главный принцип — сосредоточиться на сегодняшних задачах. Если сели за одну задачу — нужно доделать ее до конца, и только потом переходить к следующей. Звучит легко, но гораздо сложнее заставить себя не отвлекаться, когда прилетает сообщение от коллеги с просьбой или задачей.

Еще для себя я выделил категорию «Когда-нибудь» — это задачи без определенного срока. Они скрыты в отдельном списке, чтобы не мозолить глаза. К таким задачам я возвращаюсь, когда есть свободное время, не в ущерб остальной работе.

2 правила работы из дома

Если вы работаете из дома и живете не один, то самым сложным становится разграничить, где «дом», а где «работа». Со временем кажется, что ты и ешь на работе, и спишь на работе. Переключаться между этими режимами мне помогает два способа:

— Зафиксировать рабочее время — прибить его в календаре. Так появляется мысленное понимание, что хоть я и дома, но это время — рабочее. В идеале нужно выработать привычку «работая, заниматься только работой, не работая — заниматься чем угодно».

— Установить границы для людей, которые находятся рядом: в рабочие часы я недоступен, меня нельзя отвлекать. Часто у окружающих неверные ожидания, они считают, что мы можем заняться домашними делами или обсудить новости.

Полезные сервисы и софт

Я невероятно ленивый и всегда иду по пути оптимизации процессов. За время работы на удалёнке у меня появились любимые приложения и сервисы, благодаря которым я трачу меньше времени на рутинные задачи.

Все рабочие задачи внутри нашей команды мы стали вести в этом сервисе. Раньше работали в Трелло, но они стали постепенно отключать российские учетные записи. Самое главное, что переезд был почти бесшовным — у Yougile есть возможность перенести из Трелло все данные. Еще один плюс — бесплатный функционал для команд до 10 человек.

До этого мы пробовали разрекламированный Kaiten, но он часто падает и долго подгружается, даже если вы отсутствовали всего пять минут, а потом решили посмотреть, что там написали коллеги. Возможно на платном тарифе все иначе.

Идеальная скриншотилка для мака, в которой я ценю три вещи:

— Мультифункциональность — можно записывать скринкасты, делать скриншоты, редактировать видео и картинки.
— Распознание текста — работает с большинством языков: от русского до японского. Идеально распознает текст со сканов в переписке с коллегами: таблицы, договоры и прочую документацию.
— Заметки, которые можно оставлять на скриншотах, помогают забыть про Фигму и за пару минут собрать внутренние концепты интерфейсов, показать разработчику процесс работы систем или сделать красивый скриншот с эффектом Spotlight.

На одном из клиентских проектов не работала выгрузка excel-файла, а нам нужно было срочно сделать сверку по финансам между актами и выплатами. На помощь пришел этот плагин — мы быстро скопировали таблицу, сохраняя структуру. И сейчас, когда попадается какой-то сервис, который не дает выгрузить данные в обычный excel, я запускаю Table Cupture, и он в пару кликов копирует таблицу целиком в буфер обмена или гугл-таблицу.

Я не сильно доверяю своей памяти и не хочу хранить пароли в голове или в разных заметках, поэтому использую 1Password. Благодаря ему я смог создать удобную систему хранения, чтобы разграничить личные, семейные и рабочие доступы. Также 1Password позволяет подключить двухфакторную аутентификацию и максимально защитить данные.

Я использую простой шаблон сохранения логинов: {Название Компании или Клиента — Сервис (имя по необходимости)}. Поэтому, даже если у меня три гугл-аккаунта, все они будут понятны при автоматическом заполнении полей на любом устройстве.

Из базовых принципов работы на удаленке мы знаем, что продуктивнее всего трудиться с перерывами на отдых. Самый простой способ быть в фокусе — это использовать технику «Помодоро»: 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем. Так мы не просто обманываем наш мозг, который хотел бы только смотреть сериальчики и тик-токи, а задаем рабочий ритм. Это помогает делать больше и при этом избегать ощущения, что мы все время только работаем, что ведет к снижению продуктивности.

Первое время при использовании этой техники вам захочется потратить эти 5 минут на залипание в телефоне, но не стоит этого делать: так вы только перегрузите свой мозг инфошумом. Лучше немного разомнитесь или запишите свои блуждающие мысли в заметки.

При этом важно прерываться, даже если вы вошли в кураж. Наш мозг не любит недоделанные задачи, и это будет стимулировать его как можно скорее вернуться к задаче и доделать ее.

Количество приложений для этой техники — безумное количество. Я остановился на Tomito, так как у нее есть важная функция — пауза таймера. Предположим, что вы делали сложную задачу, и тут вам позвонил начальник. В таких случаях вы спокойно ставите таймер на паузу, и включаете его обратно, когда возвращаетесь к работе.

Это приложение помогает быстро набирать текст на компьютере, используя сокращенные версии для шаблонных фраз. Например, прр → Привет! Для большинства шорткатов я использую простой формат: в начало слова или фразы добавляю ту же букву, с которой она начинается начинается: яяд → Яндекс.Директ.

Еще использую этот инструмент в поисковике — добавляю дату, от которой хочу отталкиваться при поиске, чтобы не смотреть старые данные. Например, если я хочу найти информацию про искусственный интеллект после 1 сентября 2023, я набираю фразу «artificial intelligence», затем пишу шоркат «g:after» и в строке поиска появляется «after:2023-09-01».

Еще можно быстро вставить телефон с использованием специального символа: i:yota → +79994707711 или почту i:email → mishtugushev@yandex.ru.

Большинство любимых эмодзи я набираю через символ двоеточия:

:хз →🤷‍♂ :кул → 👍 :ог → 🔥 :done → ✅

Мечтаю, что кто-нибудь из разработчиков сделает сервис на стыке этой программы и искусственного интеллекта, который будет анализировать то, что мы пишем, и предлагать готовый удобный шорткат для каких-то фраз или слов. А лучше вообще будет продолжать текст, как это умеет Гугл или Яндекс почта.

Невозможно описать все возможности и тонкости этой программы в паре абзацев. Alfred — это поисковая программа на Маке, которая с помощью одной командной строки может искать файлы, создавать горячие клавиши, автоматизировать повторяющиеся задачи и еще много чего.

Моя любимая тема — это поиск по гугл-докам без открытия интерфейса в браузере. При этом, чтобы поиск был максимально удобным, я называю все файлы одинаково: Клиент_Содержание. Когда у одного клиента несколько проектов, то задаю маску Клиент-Проект-Содержание.

Из других полезных функций, которые я часто использую: удобный буфер обмена, который идеален в связке с CleanShot X, быстрый перевод, звонки по записной книжке через айфон и мощный калькулятор, в котором можно быстро посчитать процент от суммы, найти/добавить НДС или посмотреть текущий курс большинства валют.

Приложение для работы с текстом на Маке, появляется в любой программе от гугл доков до экселя, если выделить текст. Можно изменить регистр, посмотреть количество символов и переводить небольшие фразы и абзацы текста. Незаменимый инструмент для чтения англоязычной литературы, когда забыл какое-то слово.

Лайфхаки по работе с популярными сервисами

Не буду подробно останавливаться на приложениях, которые мы и так используем в работе каждый день. Просто поделюсь своим опытом и полезными лайфхаками.

Для хранения и систематизации информации, которая может пригодиться в работе или личной жизни, я освоил метод PARA (Projects, Areas, Resources, Archive — Проекты, Области, Ресурсы, Архив). За основу взял Notion и, несмотря на его громоздкость и тормознутость, он действительно стал незаменимым инструментом.

С течением времени PARA-метод у меня трансформировался в более универсальный подход — ABA (Areas, Bookmarks, Archive).

В Areas прижились три вещи: это планы путешествий, вишлист покупок, личные и общие с девушкой цели на каждый год. Обычно в середине января мы садимся и смотрим, что нам удалось или не удалось за год и планируем новый.

Resources я заменил на базу данных Bookmark — закладки. Туда я сохраняю все, к чему мне хочется вернуться позже. Для некоторых хобби, как аналитика, программирование или администрировании сервера, я делаю большие справочные статьи с удобной навигацией, где описываю задачи и решения, с которыми сталкиваюсь, когда работаю на сервере.

Классно, что в Notion есть возможность менять форматы отображения контента, так у меня появился свой личный Пинтерест с картинками и скриншотам, но при этом все хранится в одной базе данных и заполняется по шаблону.

У меня есть шаблоны для текстовых сообщений, для скриншотов или картинок из интернета, для музыки. Это помогает упорядочить справочную информацию, если она когда-то мне понадобится. 90% сохранений — это мусор, но для остальных 10% я пишу развернутые комментарии и тегирую.

Все неактуальные данные я переношу в Archive, чтобы всегда был фокус на главном.

Сейчас будет немного душно, но я часто сталкиваюсь, что люди не могут правильно оформить гугл-документ. Это очень неудобно, потому что при экспорте в Ворд весь документ «поедет». Хотя нужно всего лишь добавить элементарное форматирование: для заголовков первого уровня — Cmnd+Option+1, и второго — Cmnd+Option+2.

Переносы текста должны задаваться с помощью «Интервал между абзацами и строками». Большинство из нас еще со времен учебы привыкло использовать Enter для переноса строки, но это неудобно и ведет к постоянным проблемам с форматированием.

Научиться пользоваться горячими клавишами (не только в гугл-доках) — просто маст для любого ленивого перфекциониста. С ними текст отформатируется намного быстрее. Полный список горячих клавиш можете найти в Help → Keyboard Shortcuts (Cmnd + /).

Для тех, кто уже освоил простые шорткаты и хочет большего, стоит изучить: Мефодицу Бирмана — это слияние двух раскладок Мефодица от Студии Лебедева и Типографская раскладка Бирмана. Она помогает быстрее работать с символами на клавиатуре: от «ёлочки» до символа рубля (₽).

Если уже и это изучили, тогда стоит обратить внимание на программу Karabiner-Elements. Она помогает запрограммировать кнопки на клавиатуре удобными способами. Самое популярное ее применение — Гипер-ключ. Клавиша Caps Lock при нажатии на виртуальную клавиатуру Karabiner будет имитировать нажатие сразу на четыре клавиши: Alt, Shift, Control и Command. Так как эта комбинация никакой из программ не используется, то мы можем на нее добавить самые разнообразные шорткаты:

— сделать скриншот всего экрана: Caps Lock + 1,
— скопировать url открытой вкладки: Caps Lick + 2,
— записать видео с экрана: Caps Lick + 3.

Также я сделал редко используемые клавиши — правый Alt и Shift — более полезными и добавил для них шорткаты. Например, для редактирования гугл-документов: правый Alt + M — добавляю комментарий, жму Alt + O — добавляю новую строку и т.д.

Мы с коллегами общаемся в Телеграме, плюс я подписан на разные каналы. Со временем мессенджер превратился в помойку, где сложно было что-то найти, и меня постоянно отвлекали всплывающие сообщения.

Чтобы все это организовать, я убрал все чаты в архив, потом раскидал по папкам и оставил оповещения только у самых важных. Результаты для меня оказались впечатляющими: каналы перестали отвлекать, и я не упускаю важные сообщения от друзей и по работе.

Папки я назвал с помощью эмодзи, это значительно экономит пространство на мобильной версии. Эмодзи не всегда ассоциативные, важнее, чтобы они были яркими и хорошо отображались в разных темах. Архивные папки помечаю двумя дефисами, например -🍏-

Еще на десктопе я настроил открытие Телеги при наведении курсора на левую сторону экрана. Это удобно, когда открыто какое-то окно, например Фигма, и можно открыть чат поверх этого окна. Для настройки нужно зайти в BetterTouchTools, выбрать триггер и программу, которая должна быть задействована. Если заморачиваться с BTT лень, можно поставить Slidepad, в который добавить веб-версию Телеграма.

Хранение файлов

Ну и напоследок еще немного занудства на тему организации и хранения файлов. Правила простые:

— Не использовать кириллицу — файлы удобней называть латиницей.
— Не использовать пробелы — вместо них лучше использовать «-» или «_».
— Не использовать точку — она должна отделять расширение файла от остального названия.
— Не использовать заглавные буквы — строчные смотрятся аккуратнее.

Если применять эти правила, файлы станут выглядеть аккуратнее, и их проще будет искать. Человеку сложно воспринимать строки символов с разным регистром и порядком, а если они еще и длинные, то скроются в интерфейсе. Да и глазу приятнее, когда информация представлена в едином стиле.

Лучше использовать английские слова, а не писать кириллицей. Не потому, что я не люблю русский язык, — такая система создает лаконичное описание файла. Допустим, нам нужен отчет P&L (Profit and loss statement), который показывает прибыль и убытки компании. Сравните два варианта:

компания_отчет_прибыль_убыток или Компания отчет о прибыли и убытке

company_pnl_model

📂 Вот как у меня организована личная папка в Google Drive:

01 myself — сканы документов, данные о здоровье, трекинг работы за компьютером

02 money — финансовые планы на год и по месяцам

03 entrepreneurship — декларации

04 creativity — черновики статей для блога, скрипты и пр.

05 family — семейные файлы

06 img — шаблоны аватарок для соцсетей и форумов

07 employment — здесь лежит резюме

08 backup — бэкапы контактов (если создается новый в телефоне, то сразу копируется в гугл-таблицу

 *  *  *

Надеюсь, было полезно. Если хоть один инструмент поможет вам оптимизировать работу, значит я не зря сидел над этой статьей несколько дней.