Подчинить себе дедлайны. Тайм-менеджмент в жизни реальных людей из digital-отрасли

Не перечисляем банальные техники, а спрашиваем реальные лайфхаки по планированию и тайм-менеджменту у разных digital-специалистов ㅡ от директора агентства до фрилансера.

Десятки книг посвящены тому, как быть эффективным, каждую минуту жизни тратить только на полезные действия и навсегда забыть про прокрастинацию. Коучи зазывают на онлайн и офлайн тренинги с красивыми названиями а-ля «Искусство управления временем». Про них даже часто говорят: «Тренинги по техникам целеполагания и тайм-менеджмента ведут те, кому они все равно не нужны, для тех, у кого они все равно не сработают». Ну а про Закон Парето или Матрицу Эйзенхауэра знает каждый, кто хоть когда-нибудь пытался овладеть техниками тайм-менеджмента. Работают ли эти техники? Наверное, да. Применяем ли мы их в своей жизни? Увы, далеко не всегда.

Дело в том, что техники не универсальны. Кому-то они подходят, а кому-то нет. Кто-то внедряет их в свою повседневную жизнь, а кто-то забивает на них на третий день применения. Иногда техники круто звучат в теории, но на практике вносят в рабочий день еще большую неразбериху и доводят нас до истерики.

В общем, сегодня мы не про известные и банальные техники, а про реальную жизнь. Мы поговорили с тремя людьми ㅡ все они работают в сфере digital, но занимают должности разных эшелонов, соответственно, имеют разное количество рабочих задач и разный уровень ответственности. Конечно, они тоже порой не успевают сделать за день/неделю/месяц то, что хотелось бы сделать. Но они учатся планировать, ищут новые инструменты, которые помогают им эффективнее решать задачи и не сойти с ума от дедлайнов.

Опытом делятся руководитель агентства, менеджер проектов и дизайнер-фрилансер. Надеемся, что их лайфхаки по тайм-менеджменту будут полезными и для вас.

Александр

Как планирует свои задачи

Я живу спринтами: для меня спринт в среднем составляет 7 дней, включая выходные. Каждый понедельник формирую новый спринт на следующую неделю. В этот момент у меня уже есть бэклог задач и кандидаты на следующий спринт.

Где фиксирует все задачи

Использую инструмент Trello, «Календарь», заметки в TextMate, заметки в айфоне. В агентстве постоянно пробуем разные платформы, какие-то приживаются хорошо, какие-то по каким-то причинам перестаем использовать. Например, у нас не прижилась Jira, но хорошо подошли Trello и Basecamp. Последний — это вообще идеальный планировщик для постановки задач, сроков, ответственных.

Basecamp

По какому принципу расставляет приоритеты

Разные категории задач отмечаю своим цветом: presale, daily routine, PR, employees, marketing и т. д. В данный момент времени для меня важны задачи из категории presale: подготовка коммерческих предложений, тендеры, презентации, встречи.

Также в каждом инструменте могут быть свои пометки, указывающие на важность и срочность. Например, в почте есть специальная маркировка: красная звезда ㅡ важно сделать, восклицательный знак ㅡ принять решение в ближайшее время, знак вопроса ㅡ подумать. Почту всегда стараюсь держать в чистоте: идеально, когда во входящих нет висящих писем.

Известные тайм-техники, которые применяет в работе

Нравится приложение Focus Timer ㅡ это обычный таймер на 25 минут, в это время вы полностью сфокусированы на задаче и не отвлекаетесь на другие запросы и сообщения (лучше перевернуть телефон в беззвучном режиме и отключить все всплывающие окна на компьютере, особенно с сообщениями из мессенджеров).

Телефон

В народе эту технику называют Pomodoro в честь старого таймера в виде помидора.

Как учится делегировать

Чтобы выйти из операционки ㅡ надо в нее войти. Пока сам не почувствуешь это на себе, делегировать сложно (для меня). В моем случае самый успешный опыт делегирования ㅡ это выстроенный финансовый отдел, он работает как совершенно самостоятельный орган, и на него всегда можно положиться. Но все это складывалось годами методом проб и ошибок.

Как борется с прокрастинацией

Понял, что очень помогает поставить себе установку: «Саня, давай вот 5 минут, максимум 10 минут, поделай, а дальше как пойдет». Как правило, процесс начинает захватывать, и ты все больше и больше погружаешься в работу. По завершению классно себя чувствуешь, гордишься этим, и нет тяжести на душе от невыполненного дела.

От чего хочет частично отказаться для экономии времени

1. Соцсети ㅡ Фейсбук, Инстаграм, Твиттер ㅡ все чаще и чаще ловлю себя на мысли, зачем я это все так часто проверяю. Также считаю, что нужно потреблять меньше медиа, связанных с политикой, вместо этого читать больше отраслевых профессиональных ресурсов.

2. Встречи ㅡ их становится все больше, 30-40% из них не несут ценности ни для бизнеса, ни для меня. Отказаться от них не получится, но уменьшить общее количество вполне реально.

Что повышает эффективность в течение дня

Главный фактор, который повлияет на мой следующий день, ㅡ это здоровый сон. Мне важно спать минимум 8 часов, и более того, за два часа до сна не использовать в квартире яркий свет, использовать функцию на айфоне Night Shift, а на компьютере ㅡ Flux. Ложиться спать в 22.00. Если все сложилось, то день будет супер продуктивный. А еще по утрам я стараюсь медитировать по Calm. 10 минут концентрации дыхания, тела и ощущений помогают зарядиться энергией.

Чек-лист

Валерия

Как и где планирует свои задачи

Все задачи я фиксирую в Trello. Я создаю несколько колонок: «Что нужно сделать», «Срочно!», «Спринт на неделю», «Готово». В понедельник в первую очередь занимаюсь распределением задач на неделю. Удобно, что в каждой задаче можно создать чек-лист и распределить ответственных, так что ни одна мелкая задача не пропадет.

Trello

Отдельно хочу рассказать, как я пришла к такому формату планирования. Раньше мне нравилось выписывать все задачи в ежедневник, а потом их вычеркивать. Но было две проблемы: 1) я пыталась максимально запихнуть все задачи в один день. Некоторые задачи перетекали изо дня в день, а иногда и вовсе терялись по пути; 2) я не закладывала, что в рамках одной задачи может быть несколько ответственных, несколько подзадач, соответственно, у меня не было понимания, сколько потребуется времени, чтобы адекватно выставить дедлайн.

Затем я анализировала каждый рабочий день в тайм-трекинге Toggle и поняла, какими задачами я чаще всего занимаюсь в течение месяца и сколько у меня времени на них уходит. Так получилось выстроить более эффективную систему постановки задач (и сроков к ним) для самой себя.

По какому принципу расставляет приоритеты

Так как я веду несколько клиентов, у меня нет приоритетных или второстепенных задач. Важно все, и мое внимание нужно всем. Но чтобы все-таки расставить задачи в какой-то последовательности, я сначала стараюсь оценить финансовый профит для компании. Например, лучше потратить несколько часов на апсейл текущего клиента ㅡ это будет в плюс и для компании, и для клиента.

Что делает, когда две задачи горят в один момент

Такое часто бывает. Важно не потерять свой внутренний баланс. Как бы банально ни звучало, но мне помогают дыхательные техники. Глубокий вдох-выдох и так несколько раз ㅡ и вот уже спустя пару минут возвращается трезвость ума, и ты начинаешь спокойно рассуждать, как лучше расставить приоритеты. У каждой срочной задачи есть свой уровень сложности. Мне проще сделать в первую очередь срочную и несложную задачу и отдать результат клиенту, а затем приступить ко второй срочной, но более трудоемкой задаче.

Как продакт-менеджеру мне проще, если я постоянно даю промежуточные отчеты клиенту. Он видит, что работа идет и не задает дополнительных вопросов.

Вопрос

Как меняет приоритеты, если прилетает что-то внезапное

В моем случае речь про тендеры. Обычно они сваливаются как снег на голову и внезапно встраиваются в твое уже прекрасно составленное расписание. Но все-таки они бывают не так часто, поэтому нужно собраться, максимально быстро дать задания креативным специалистам, составить план работ по подготовке тендерных материалов, а затем без замедлений вернуться к текущим задачам.

Когда приступает к несрочным задачам

Бывают такие задачи, которые откладываются месяцами (это не вопросы клиентов, а какие-то внутренние истории). При этом их все-таки нужно сделать. Чтобы ничего не оставалось лежать в долгом ящике, необходимо выявить причины, почему задача не выполняется. Возможно, у меня недостаточно знаний в этой области или не до конца понятно, в чем суть задания. Я задаю себе вопрос: что можно сделать прямо сейчас, чтобы задача сдвинулась с мертвой точки. Когда разберешься с этим, становится морально легче приступать к задаче.

Не сходит ли с ума в моменты многозадачности

Возможно прозвучит странно, но я обожаю режим многозадачности. Когда занимаешься разными проектами, то твой мозг постоянно переключается и генерирует новые классные идеи. Скажу такой лайфхак: старайтесь миксовать энергозатратные задачи (у меня это подготовка аналитики, тендеров), с теми, от которых вы максимально кайфуете. Тогда работа будет в радость.

Что оптимизирует, чтобы не тратить время

Меня очень отвлекает почта. Из разных планировщиков (Basecamp, Trello и т. д.) летят бесконечные уведомления и бывает сложно сфокусироваться на выполнении одной задачи, так как боишься пропустить что-то важное по другим. Я сделала настройки только на личное упоминание меня в задачах: так я понимаю, что это срочное и важное, и это сообщение адресовано именно мне. Почту же стараюсь проверять примерно 1 раз в час, не чаще.

Что повышает эффективность в течение дня

Музыка. Когда погружаешься в задачу и на фоне играет твой любимый плейлист, никакие внешний факторы не могут тебя отвлечь.

При выполнении нелюбимых задач я придумываю себе поощрения или меняю обстановку на более приятную: иду работать на веранду в кафе или покупаю любимый кофе.

Чек-лист

Юлия

Как и где планирует задачи

Я вношу все задачи в Google-таблицу, ставлю напротив каждой дедлайн и помечаю каждую задачу определенным цветом.

Красный ㅡ срочная задача, к которой нужно приступить в первую очередь.
Желтый ㅡ задача, которая может подождать, но ее надо сделать в ближайшее время.
Зеленый ㅡ готовая задача, но по которой могут быть правки перед сдачей.

Затем я убираю выделение с тех задач, которые полностью сданы и согласованы.

Таблицу я открываю с самого утра, как только сажусь за работу. Она отлично отображает весь фронт работ, и я могу держать все под контролем.

Таблица

По какому принципу расставляет приоритеты

Сначала срочные задачи по клиентам, к которым я прикреплена в агентстве. Затем тендеры, после внутренние задачи, у которых обычно нет четкого дедлайна. Но если одновременно горят два проекта, то я уточняю у менеджеров, какой выполять первым, потому что они могут связаться с клиентом и договориться о переносе сроков.

Как переключается с задачи на задачу

Для меня оптимально сначала сделать все маленькие задачи и правки (лучше утром), а потом уже спокойно приступать к большой задаче и заниматься ей до конца дня.

Как справляется с тем, что отвлекает

Больше всего меня отвлекают мелкие правки, которые обычно нужно делать срочно и которые приходят в любое время дня. Как я уже отметила, постоянно переключаться ㅡ не лучший вариант, поэтому я стараюсь «подкопить» правки, а затем вносить их все разом.

Как борется с прокрастинацией

Когда я чувствую, что совсем нет вдохновения для работы, то открываю рассылку от Кирилла Олейниченко ㅡ он собирает все новости дизайна за неделю: релизы работ, выдержки из книг, графические материалы и многое другое. Там обычно столько всего интересного и креативного, что остаться без вдохновения просто невозможно. Это и мотивирует включиться в работу.

Чек-лист

Рекомендация от автора

Хотя мы не хотели перечислять известные всем техники по тайм-менеджменту, кое-что из «классики» все-таки посоветуем. Иногда действительно сложно понять, что же мешает тебе быть эффективным и какие вещи больше всего тормозят рабочие процессы. Порой мы даже боимся признаться самим себе: да, это мешает мне жить, это мой личный пожиратель времени.

Немецкий эксперт по самоорганизации Кордула Нуссбаум не просто написала очередную книгу о тайм-менеджменте, а сделала рабочую тетрадь «Планирование» с упражнениями, вопросами, тестами для грамотного управления временем. Тетрадь небольшая, но отлично помогает разложить по полочкам свои дела и определить, что мы делаем не так, что откладываем зря, а что не зря. Тетрадь полезно перезаполнять время от времени: предположим, раз в год. Ведь задачи меняются, а что-то забывается.

Вот пример задания под названием «Сделай это сейчас»:

«В течение дня тебе приходится заниматься множеством дел, которые можно выполнить менее чем за четыре минуты. Немного подумай и запиши все эти мини-дела. Или засеки, сколько времени тебе потребуется для определенных действий. Когда мы соприкасаемся с нелюбимыми делами, то часто переоцениваем их масштаб и поэтому откладываем их на потом».

Далее вы выписываете свои четырехминутные действия. После этого, как только возникает такая задача, вы делаете ее сразу же. Таким образом, дело будет завершено сразу, а не будет откладываться на потом. В конце концов, мелкие задачи не будут собираться в большой снежный ком.

Заказать книгу: labirint.ru

На сегодня о тайм-менеджменте все. Будьте эффективными и не тратьте время на бессмысленные дела. Спасибо за внимание.

Вам понравилась статья?

Обсудить проект

12640cookie-checkПодчинить себе дедлайны. Тайм-менеджмент в жизни реальных людей из digital-отрасли
Назад к списку

Верстка Гомер Симпсон Дизайн Задача Как ставить задачу Копирайт Креатив Креативные специалисты Рассылка Советы ТЗ Чек-лист

Креативная задача, или Как я перестал бояться и полюбил ставить ТЗ

Хорошие новости!

Вы уже подписаны на нашу рассылку, так что держите чек-лист CRM-маркетолога просто так.

Получить чек-лист

Почти готово :)
Остался один шаг — и чек-лист у тебя в кармане!

В течение 5 минут на твою почту придет письмо с ссылкой — перейди по ней!

Оставьте заявку